Reference

Občine vsako leto na ministrstvo pošiljajo razvojne projekte, za katere menijo, da so upravičeni do sofinanciranja po 21. členu ZFO-1. Da bi prihranili gore papirja in skrajšali dolgotrajne postopke, so se na MGRT leta 2013 odločili za uvedbo spletne aplikacije, ki bi omogočala vnos projektov izključno v elektronski obliki.

Spletna aplikacija tako omogoča poenostavitev in pohitritev postopkov, tako za zaposlene na občinah kot na MGRT:

• vnos predvidenih sredstev za porabo za posamezno občino,
• vnos načrtov porabe s strani občine (opisi projektov, zahtevane priloge, finančna struktura, …),
• pregled projektov s strani skrbnikov na Ministrstvu in odobritev oz. vračanje vlog v dopolnitev,
• vnos zahtevkov za izplačila, kjer občine od Ministrstva zahtevajo povračilo sredstev za dejansko opravljena dela na projektu, ter pregled zahtevkov,
• vnos vmesnih ali končnih poročil o opravljenih delih na posameznem projektu ter pregled poročil,
• vodenje različic posameznega dokumenta (vloge, zahtevka, poročila),
• obveščanje preko e-poštnih sporočil,
• natančno beleženje uporabnikovih dejanj (revizijska sled),
• statistično obdelavo in analizo zbranih podatkov ter pripravo poročil.

Z uvedbo spletne aplikacije so se pohitrili vsi postopki, tako na strani občine kot na strani Ministrstva. Z uporabo spletne aplikacije so projekti hitreje odobreni in sredstva prej povrnjena kot v obdobju pred uporabo aplikacije.

Naše naloge v okviru tega projekta so bile:

• zajeti vse zahteve uporabnikov na Ministrstvu in občinah,
• prilagajanje zahtev glede na pravne omejitve,
• implementacija celotnega portala,
• izobraževanje uporabnikov na občinah in izobraževanje delavcev na Ministrstvu,
• podpora uporabnikom med uporabo aplikacije.